SAP Fieldglass部署:一次失败又何妨?

日期:2017-1-9作者:Jim O'Donnell 

SAP Fieldglass   SAP   

【TechTarget中国原创】

T-Mobile第一次试图部署SAP Fieldglass供应商管理系统没有取得成功,但他们选择了重新部署,终于获得了较为满意的结果。

如果一开始你没有成功,那就再尝试一次。这句话普遍适合于中小型用户,但它对于那些要部署SAP Fieldglass供应商管理系统的大公司也一样试用。

T-Mobile已经部署了SAPFieldglass供应商管理系统(VMS),用于管理其临时劳动力,但该系统早期的回报率并不理想。系统充斥着糟糕的数据,用户使用热情也不是很高。当面对一些偏离初衷的项目时,一些企业会选择进行修复,或者让用户将就使用。但T-Mobile公司并没有走其他公司的老路,所以它决定从头开始,重新部署SAP Fieldglass供应商管理系统。

在第一次部署的错误中吸取了教训,T-Mobile表示,新的SAP Fieldglass系统有了一个更好的开始,这次的购买更为完整,它能够帮助公司很好的管理其庞大的临时劳动力资源。

缺乏凝聚力的临时劳动力管理系统

在部署SAP Fieldglass之前,T-Mobile的临时劳动力管理有些混乱,根据Amber Glishke,T-Mobile负责采购系统解决方案的高级系统分析师说道。

“我们之前具有一个半人工和半系统控制的流程,分布在整个企业范围中,所以我们并没有一个一站式治理策略,”Glishke说道。“IT和工程师们各自为政,这使得我们很难跟踪一个任务从开始到结束过程中的劳动力配置情况,因为我们用来管理所有的合同劳动力的工具多而庞杂,无法保持一致。”

缺乏一个有凝聚力的系统,这是一个严峻的挑战,因为从不同的劳动力群体收集数据变得十分困难,与供应商进行交易谈判的依据性也略显不足。财务团队跟踪成本消耗也会变得十分困难,因为他们没有办法确切的知道企业是否是按照实际谈判利率来支付的,以及供应商是否完成了承诺的性能指标。

然而,想要达成一致性的最大障碍是,T-Mobile使用不同的方法来管理工程部门劳动力和IT部门劳动力。工程部门使用托管服务提供商(MSP)TAPFIN,它使用VMS的工具,而IT部门则使用劳动力供应商提供的直接外包模型。

这不是一个小问题,Glishke解释道,因为T-Mobile,当时有3000人左右的临时职工队伍。其中有40%由MSP系统及其附属工具进行管理,但IT的劳动力,80%是直接管理,并没有使用VMS工具。这导致临时劳动力管理的效率十分低下,而且还造成了冗余管理。

T-Mobile公司甚至,它需要一个统一的工具来管理所有临时劳动力,经过研究,它决定部署SAP Fieldglass。T-Mobile在此前已经成为了SAP的客户,它已经部署了SAP Ariba,用于处理采购事务,所以它顺理成章的选择了SAP Fieldglass。

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T-Mobile第一次试图部署SAP Fieldglass供应商管理系统没有取得成功,但他们选择了重新部署,终于获得了较为满意的结果。

如果一开始你没有成功,那就再尝试一次。这句话普遍适合于中小型用户,但它对于那些要部署SAP Fieldglass供应商管理系统的大公司也一样试用。

T-Mobile已经部署了SAP Fieldglass供应商管理系统(VMS),用于管理其临时劳动力,但该系统早期的回报率并不理想。系统充斥着糟糕的数据,用户使用热情也不是很高。当面对一些偏离初衷的项目时,一些企业会选择进行修复,或者让用户将就使用。但T-Mobile公司并没有走其他公司的老路,所以它决定从头开始,重新部署SAP Fieldglass供应商管理系统。

在第一次部署的错误中吸取了教训,T-Mobile表示,新的SAP Fieldglass系统有了一个更好的开始,这次的购买更为完整,它能够帮助公司很好的管理其庞大的临时劳动力资源。

缺乏凝聚力的临时劳动力管理系统

在部署SAP Fieldglass之前,T-Mobile的临时劳动力管理有些混乱,T-Mobile负责采购系统解决方案的高级系统分析师Amber Glishke说道。

“我们之前具有一个半人工和半系统控制的流程,分布在整个企业范围中,所以我们并没有一个一站式治理策略,”Glishke说,“IT和工程师们各自为政,这使得我们很难跟踪一个任务从开始到结束过程中的劳动力配置情况,因为我们用来管理所有的合同劳动力的工具多而庞杂,无法保持一致。”

缺乏一个有凝聚力的系统,这是一个严峻的挑战,因为从不同的劳动力群体收集数据变得十分困难,与供应商进行交易谈判的依据性也略显不足。财务团队跟踪成本消耗也会变得十分困难,因为他们没有办法确切地知道企业是否是按照实际谈判利率来支付的,以及供应商是否完成了承诺的性能指标。

然而,想要达成一致性的最大障碍是,T-Mobile使用不同的方法来管理工程部门劳动力和IT部门劳动力。工程部门使用托管服务提供商(MSP)TAPFIN,它使用VMS的工具,而IT部门则使用劳动力供应商提供的直接外包模型。

这不是一个小问题,Glishke解释道,因为T-Mobile当时有3000人左右的临时职工队伍。其中有40%由MSP系统及其附属工具进行管理,但IT的劳动力,80%是直接管理,并没有使用VMS工具。这导致临时劳动力管理的效率十分低下,而且还造成了冗余管理。

T-Mobile公司需要一个统一的工具来管理所有临时劳动力,经过研究,它决定部署SAP Fieldglass。T-Mobile在此前已经成为了SAP的客户,它已经部署了SAP Ariba,用于处理采购事务,所以它顺理成章的选择了SAP Fieldglass。

过于激进的时间框架会带来麻烦

因为某些原因,部署过程开始于2014年春季,且时间框架制定的有些激进,Glishke说。最初的计划只是将MSP管理的劳动力迁移到SAP Fieldglass系统中,因为这部分劳动力已经有了相对规范的流程和稳定的治理措施。然而,由于某种原因,它决定将IT部门的那部分没有良好结构的劳动力管理过程也添加到系统中。

“我们最终比原计划提早一点完成,”Glishke说,“这让我们遇到了一些麻烦,因为很多最初的要求被MSP替换项目挤得没有时间完成,我们没有太多时间深入钻研我们的花费情况。所有这一切都被放置于我们称之为‘bucket P.O’(purchase order)中,我们有四到五个人力供应商,他们每月都会处理一些很大的‘bucket P.O’,经理可以通过电话的方式找到合适的人员,并通过P.O.来获得这些劳动力。”

不良数据以及糟糕的适用性

SAP Fieldglass系统在2015年4月正式启用,使用了大约一年后,从使用者那里收集的评论往往是负面的。由于非结构化的招聘过程被强行集成到了Fieldglass系统中,导致并没有足够的时间来收集所有对于招聘过程的要求,用户体验是非常痛苦的,尤其是IT管理者,他们必须通过一个复杂的过程才能完成临时职工的招聘,而这一过程在过去相当简单。

“我们已经基本建立了某种方式的配置工作,然而,为了支持直聘工作,我们需要进行重新配置,”Glishke解释道,“重新配置这种解决方案,是由于时间框架设置的过于紧张造成的,原计划绝非如此。变更管理消耗了巨大的成本,因为管理者以前可以选择喜欢的供应商,选择自己喜欢的员工,而现在他们不得不受限于费率卡,除此之外,他们还不能讨价还价,这让变更管理与预期大相径庭,让用户对新系统的适应变得非常困难。”

糟糕的数据质量是第一部署后遇到的另一个严重的问题。从MSP工具迁移过去的数据,大部分质量都不是太好,Glishke表示。“由于工具无法做到良好的数据管理,所以导致了很多数据相关问题,没有任何下拉菜单,且大部分数据域没有格式限制,这样的数据很糟糕。”她说道,“我们会进行数据净化,但无奈的是,数据是一个具有流动性的目标,一旦我们把数据放到SAP Fieldglass工具中,我们就会遇到很多问题。”

重新部署SAP Fieldglass

这个新系统一直被数据质量问题和用户适应问题所困扰,T-Mobile决定放弃第一次部署的系统,重新部署。第一次部署并非一无是处,它也具有一定的价值。第一次部署的失败,迫使T-Mobile审视周围所有有关临时劳动力的过程,包括安全性、采购过程、合规性等,此外还要确保数据在移动到第二次系统部署前准确无误。

“我们最终确定,想要达到我们的预期,最佳方式就是重新部署系统。我们开始一个部署一个新的Fieldglass实例,并在移动数据到新的实例之前,进行足够的数据清洗操作,”Glishke说,“我们的目标是让人们使用工具,同时确保数据的准确性,要保证投资回报率符合我们的预期,要保证合理的时间框架,我们需要把所有职员都置于这个管理系统中。我们发现有一些职员的工作从来没有发生过变动,所以我们这次选择重新部署,重点关注数据质量和用户体验问题。”

云环境的优势,快速重新部署

像SAP Fieldglass这样基于云的系统,重新部署系统并不会引入太多的技术难题,T-Mobile的部署在短短60天内完成。更重要的是,部署过程中,各个业务部门都参与其中,但项目管理者却只有一个。

“参与到部署的人员包括HR,安全部,MSP,以及一些业务领导和某些组织架构相对独立的部门。我们让一个人管理整个项目,而不只是在IT部门或其他部门都有一个管理者,这是至关重要的,”Glishke说,”我们之前在IT部门设置了一个项目负责人,而接下来在其他部门冒出来很多负责人,所以在第二次部署时,我们改变了策略。”

SAP Fieldglass VMS 的第二次部署明显好于第一次,尽管第二次部署还在进行中。Glishke说,“我们正处于一个Fieldglass持续改进的过程中,所以我们不断地对系统进行移动,调整与提升,以便让它按照我们所需要的方式工作,但你完成其中一个目标,你可能会发现其他五个影响业务开展的问题。所以我们要持续改进,这是必不可少的一步。”

增加的一个主要功能是劳动结果评估,为职工完成的工作进行评价,并依据此评价支付薪酬,这个功能需要与SAP Ariba进行集成。

“根据我所看到的,整合Fieldglass和Ariba对于我们来说绝对会有很大的益处,这是我们选择部署Fieldglass的原因之一,”Glishke说,“然而,我们不想给Fieldglass输送质量不好的数据,所以在数据输入前,我们要确保在P2P过程中获得的数据没有质量问题。”

虽然曾经有一些用户抵制新的工具,但使用统一的VMS,其好处不言而喻,因此抵制者也开始慢慢接受新的工具。工人的小时工资都输入到了同一个工具中,财务过程变得更为容易,新的工具允许在劳动力管理上添加可视化和分析功能。

“可视化功能太棒了。现在有了分析功能,我们能够更加清晰地审视我们的劳动力成本,质量和交付情况,这将推动我们业务的发展,”Glishke说,“现在我们的采购团队可以使用这些分析,做出准确的商业决策,明确成本花费情况,以及供应商支持我们的方式。